Transformatie van klasse 8 aannemer

2 min read


Na een eerste verkennend gesprek bleek dat de algemene aannemer klasse 8 al een paar stappen had ondernomen om informatie over leveranciers intern te delen, maar dit had nog niet de gewenste resultaten. Er waren drie grote zaken die niet juist liepen:

1. Iedereen had zijn eigen contactenlijsten van leveranciers. Hierdoor was er geen algemeen overzicht wie de beste leveranciers zijn om te contacteren per type van bouwactiviteit. Werknemers gingen steeds opnieuw op zoek naar ‘nieuwe’ leveranciers terwijl deze al gekend zijn in het bedrijf.

2. Ervaringen over leveranciers werden al bijgehouden door middel van interne evaluaties. Hiervoor werden steeds vergaderingen met de projectleiders per werf gehouden. Evaluaties werden opgeslagen in een excel, maar niemand wist waar de excel te vinden was of nam de moeite om naar deze evaluaties terug te grijpen.

3. Alle prijsaanvragen en offertes werden per mail gestuurd en ontvangen. Er werd wel geprobeerd om deze bij te houden in mappen, maar veel informatie ging verloren. Aankopers hadden niet altijd een zicht op wat er in calculatie was gebeurd en de project- en werfleider al helemaal niet.

Na het implementeren van Brickbook:

1. Iedereen binnen het bedrijf heeft toegang tot een kennisplatform over alle leveranciers waarmee er al gewerkt is. Op basis van activiteiten, statistieken en evaluaties konden zij binnen de minuut de juiste leveranciers vinden om te contacteren.

Winst: Er werd meer dan 500 uur per jaar bespaard op het onnodig op zoek gaan naar nieuwe leveranciers. Daarnaast was er veel meer informatie beschikbaar zodat de beslissingen welke leveranciers in te zetten op de werf intelligenter kon genomen worden. Het verloop en aantal fouten door leveranciers op de werf daalde voelbaar.

2. Interne evaluaties over leveranciers werden opgeslagen op het kennisplatform. Zo werd dit direct beschikbaar voor iedereen binnen het bedrijf en moet niemand extra stappen ondernemen om dit terug te vinden.

Winst: Werknemers hadden niet meer het gevoel dat evaluaties alleen maar werden gedaan voor ISO-procedures. Ook het direct beschikbaar maken van de evaluaties zorgde ervoor dat de project- en werfleiders goed ingelicht waren over de leveranciers die bij hun op de werf kwamen. Doordat er meer kennis was over de leveranciers werden er betere afspraken gemaakt en werden fouten voorkomen. Hierdoor werd er naar schatting €100.000 op jaarbasis uitgespaard.

3. Prijsaanvragen en offertes werden automatisch bijgehouden per werf en lot. Iedereen die betrokken was bij de werf kon alle relevante documenten terugvinden alsook iedereen die ooit gecontacteerd was. Doordat offertes automatisch werden bijgehouden per werf en lot kunnen calculators nu heel makkelijk offertes van gelijkaardige werven terugvinden wanneer ze moeite hebben om de prijzen voor hun aanbestedingsdossier te bepalen.

Winst: Calculators en aankopers moeten 60% minder manueel werk doen en kunnen zich focussen op hun strategisch werk: een zo goed mogelijk aanbestedingsdossier opstellen en op tijd zo goed mogelijke contracten onderhandelen. Hierdoor gingen de marges op de werven naar boven.

Waar het aannemingsbedrijf jaarlijks een aantal disputen en rechtszaken had met leveranciers over meerprijzen kan er nu altijd makkelijk teruggevonden worden op welke basis de offerte is opgesteld.